1195 Bp., Városház tér 18-20., A. ép. I. em. 27-33.
e-mail: jegyzoikabinetiroda@kispest.hu
Sebestyén Andrea irodavezető
tel.: 347-4567
Jegyzői titkárság: 347-4529
Aljegyzői titkárság: 347-4530
fax: 282-9964
Képviselői fogadórákról tájékoztatás: 347-4567
Szervezés
- a képviselő-testületi ülések előkészítése, meghívó és mellékleteinek kiküldése, közreműködés az ülés technikai lebonyolításában, jegyzőkönyv elkészítése;
- képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések és jegyzőkönyvek nyilvántartása, ezen jegyzőkönyvek, valamint a nemzetiségi önkormányzati jegyzőkönyvek Fővárosi Kormányhivatalhoz történő felterjesztése;
- rendeletek, normatív határozatok előkészítésében való közreműködés, az elfogadott rendeletek kihirdetése, egységes szerkezetű rendeletek elkészítése, nyilvántartása, közzététele;
- az önkormányzati intézmények alapító okirata, szervezeti és működési szabályzata elkészítésének, módosításának megszervezése, nyilvántartása, aláíratása, a MÁK-hoz való megküldés ellenőrzése;
- az önkormányzati intézmények vezetőinek és gazdasági vezetőinek nyilvántartása, a kinevezéseknek és a kinevezés-módosítások nyilvántartása;
- az önkormányzat által alapított gazdasági társaságok alapító okiratának, tisztségviselőinek nyilvántartása; az ügyvezetőkkel kötött munkaszerződések nyilvántartása;
- a polgármesteri, jegyzői és a polgármesteri-jegyzői közös normatív utasítások és intézkedések előkészítése vagy az abban való közreműködés, azok aláíratása és nyilvántartása;
- jogszabályváltozások figyelemmel kísérése és azokról tájékoztatás az érintett szervezeti egységeknek;
- a Polgármesteri Hivatal minőségügyi rendszerének működtetésével kapcsolatos feladatok ellátása: Minőségirányítási Kézikönyv folyamatos aktualizálása, belső auditok előkészítése, szervezése, külső auditok megszervezése, előkészítése;
- adatvédelmi feladatok ellátása, adatvédelmi incidensek kezelése, közérdekből nyilvános adatok közzétételének és a közérdekű adatigénylések teljesítésének koordinációja;
- a Polgármesteri Hivatal működésével kapcsolatos panaszok kivizsgálásában való közreműködés;
- a jegyző által tartott irodavezetői értekezletek megszervezése;
- szervezetfejlesztésben való közreműködés.
Titkárság
- a jegyző, aljegyző munkájához kapcsolódó szervezési, adminisztrációs, ügyviteli és reprezentációs feladatok ellátása;
- az Önkormányzat és a Polgármesteri hivatal éves közbeszerzési tervének és azok módosításának elkészítése;
- közbeszerzési tanácsadóval való kapcsolattartás;
- éves közbeszerzési statisztikai összegzés elkészítése.
Ügyvitel
- a Polgármesteri Hivatal postázási, iktatási tevékenységének ellátása;
- adatszolgáltatás az ügyiratforgalomról a jegyző részére;
- az irattározással kapcsolatos feladatok ellátása;
- leírási feladatok ellátása.
Informatika
- informatikai fejlesztési programok kidolgozása és végrehajtása;
- hardver- és szoftverfejlesztések előkészítése, engedélyeztetése, ütemezése, és végrehajtása;
- felhasználói programok tesztelésének, bevezetésének, további fejlesztésének és a felhasználók oktatásának koordinációja és felügyelete;
- számítástechnikai felhasználói programok elkészítéséhez, alkalmazásához kapcsolódó követelményrendszer meghatározása;
- az informatikai rendszer, illetve az adatok biztonságát, védelmét érintő kezelési, mentési feladatok biztosítása és végrehajtása;
- a hardverállomány karbantartása, fejlesztése;
- közreműködés az önkormányzat honlapjának kialakításában és frissítésében;
- a képviselő-testületi ülések informatikai lebonyolítása.
